Подготовка распорядительных документов МОУО

Категория: Менеджеру школы.

Подготовка распорядительных документов МОУО К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях, относятся постановления и решения, отражающие результат коллегиальной деятельности, приказы, распоряжения, издаваемые на основе единоначалия. Подготовка распорядительных документов в целом аналогична и отличается, как правило, только в конечной стадии их оформления.

Специалисту МОУО чаще всего приходится готовить проекты приказов.

Приказ – это акт правового характера, который издается от имени руководителя учреждения на основании предоставленных ему полномочий.

Основания

Проекты приказов могут готовиться в следующих случаях:

• в соответствии с планом работы МОУО (о проведении олимпиад, конкурсов, конференций, проверок и т. д. );
• по поручению руководства МОУО (во исполнение распорядительных актов федеральных, региональных, муниципальных органов законодательной и исполнительной власти, по решению руководителя МОУО);
• по итогам проверок, анализа, мониторинга деятельности ОО;
• на основании решения совещательного органов при МОУО (совета руководителей, коллегии управления и др. );
• по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных учреждений, а также отдельных специалистов;
• в иных случаях.

Алгоритм подготовки проекта приказа

1. Инициирование издания приказа;
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа;
3. Подготовка проекта приказа;
4. Согласование проекта приказа;
5. Доработка проекта приказа по замечаниям согласующих (может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа;
6. Подписание приказа;
7. Регистрация приказа;
8. Доведение приказа до исполнителей;
9. Контроль исполнения.

Если проект приказа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства МОУО для разработки проекта может быть привлечена группа разработчиков.

Реквизиты приказа:

1. название организации;
2. наименование вида документа – приказ;
3. дата и номер;
4. место издания;
5. заголовок к тексту (кратко и точно должен отражать содержание приказа;
6. текст, состоящий из констатирующей (может отсутствовать) и распорядительной частей;
7. приложения (при наличии);
8. подпись, печать;
9. визы;
10. отметка об ознакомлении с приказом;
11. исполнитель.

Приказы печатаются на бланке приказа формата А4 через полуторный ­межстрочный интервал. Специалисту целесообразно иметь файл с бланком приказа.

Приказ должен иметь заголовок, который отражает краткое содержание документа и отвечает на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении Положения о спартакиаде школьников», «О проведении аттестации руководителей ОО»…

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

Текст проекта приказа всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей: констатирующей (или преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом используются формулировки типа «На основании…», «Во исполнение…», «В соответствии с…».

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В этом случае констатирующая часть обычно начинается словами «В целях…», «В ­связи…» и т. д.

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, тогда констатирующая часть может отсутствовать.

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками исполнения.

Если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть ­организации или структурные подразделения.

Управленческое действие передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

«1. Муниципальным образовательным организациям:…

2. Директору МБОУ …».

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

«Срок представления отчета 20. 02. 2014 г. »

Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не рекомендуется указывать срок исполнения с предлогами «к», «до», ибо не все поймут их смысл одинаково, а также «в течение … дней», что не позволяет однозначно высчитывать крайнюю дату исполнения.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

«4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника МОУО Петрова И. С. »

Фраза «Контроль исполнения оставляю за собой» является не корректной. Поэтому она просто не печатается, что означает, что контроль за исполнением осуществляется руководителем.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст такого пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу…».

В распорядительной части следует избегать неконкретных, двусмысленных формулировок типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т. д. Не следует включать и такой пункт как «Приказ довести до сведения…», т. к. исполнители перечисляется в указателе рассылки.

У приказа могут быть приложения: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Ссылка на наличие приложения дается непосредственно в тексте приказа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т. д. ), то в тексте приказа дается ссылка: «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», а ниже дается ссылка на приказ. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п. ), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Когда проект приказа подготовлен, необходимо его тщательно выверить. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Далее проводится его согласование (визирование) в соответствии с регламентом МОУО. Согласование может быть осуществлено традиционным способом (рассматривается проект в печатном виде) и с помощью электронного документооборота, для чего автор проекта создает электронную копию и рассылает ее для согласования.

Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя МОУО в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми службами.

Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Согласованный проект приказа передается на подпись руководителю, после чего проект превращается в нормативный документ, вступающий в силу после его регистрации. Подпись ставится на первом экземпляре.

Далее документ доводится до сведения исполнителей принятым в МОУО способом, и организуются его исполнение и контроль.

Выписка из приказа

Иногда возникает необходимость сделать выписку из приказа.

Выписка из приказа – это копия основной части текста документа, которая необходима для работы.

Её реквизиты:

• название организации;
• наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
• дата, номер (те же, что и у приказа);
• место составления;
• заголовок;
• часть текста;
• подпись (кроме личной подписи);
• заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами);
• должность, подпись лица, заверяющего выписку;
• оттиск печати.

Констатирующая часть текста пишется полностью.

2. В ряде случаев специалисту МОУО может быть поручена подготовка проекта такого распорядительного документа как постановление.

Если это документ законодательного или исполнительного органа власти муниципального образования, то следует тщательно изучить его регламент и ознакомиться с подобным распорядительным актом. Далее действовать в соответствии с алгоритмом.

Если это документ коллегиального органа МОУО, то его проект готовится по алгоритму подготовки приказа в соответствии с регламентом МОУО. При этом имеется в виду следующее.

Постановление – это локальный нормативный правовой акт, содержащий решение коллегиального органа.

Реквизиты постановления:

1. наименование организации;
2. название вида документа;
3. дата, регистрационный номер документа;
4. место составления или издания;
5. заголовок к тексту;
6. текст;
7. подпись;
8. визы.

Постановления оформляются на бланке постановления.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку подготовки проектов приказов МОУО. Текст постановления излагают от третьего лица единственного числа. В совместных постановлениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа («РЕШИЛИ»).

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ» (в совместных постановлениях двух или более организаций).

Постановление имеет две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.

Решение – локальный правовой акт, принимаемый общим собранием работников, представителей родительской или педагогической общественности для реализации права на участие в управлении образованием.

Реквизитами решения являются:

1. наименование организации;
2. название вида документа;
3. дата, регистрационный номер документа;
4. место составления или издания;
5. заголовок к тексту;
6. текст;
7. подпись;
8. приложения (при наличии);
9. визы согласования документа.

Решения оформляются на бланке.

Решения могут быть совместными, в т. ч. органа, действующего на основе коллегиальности и на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»). Если решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: …».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа («РЕШИЛИ»).

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части.

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

Решение подписывается руководителем (председателем) и секретарем коллегиального органа.

Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в том, что распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения.

Реквизиты

1. наименование организации;
2. название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);
3. дата, регистрационный номер документа;
4. место составления или издания;
5. заголовок к тексту;
6. текст;
7. подпись;
8. визы согласования документа.

Это важно! Распорядительные документы должны строго соответствовать действующему законодательству и не содержать положений, противоречащих ему.

• Назад
• Вперед