Подготовка документов МОУО – правила оформления

Категория: Менеджеру школы.

Подготовка документов МОУО – правила оформления Специалисту МОУО по долгу службы приходится не только исполнять предписанные документами действия, но и готовить проекты положений, приказов, рекомендаций, информационные и аналитические справки, служебные записки, письма и ответы на них и т. д. При этом при подготовке документов рекомендуется придерживаться установленных правил их оформления. Дело в том, что единые правила оформления документов и их реквизитов, унификация форм документов, а также процессов работы с ними позволяют:

• обеспечить юридическую силу документов;
• оперативное и качественное их исполнение и поиск;
• возможность электронной обработки.

Поэтому, прежде чем приступить к подготовке проекта какого-либо документа, следует внимательно ознакомиться с действующим в МОУО административным регламентом, а при подготовке проектов документов других организаций – с административным регламентом соответствующей организации.

Оформление документа – это обязательный набор реквизитов, установленный для данной разновидности до­кумента и расположенных в определенной по­следовательности. Изучив порядок составления и оформления этих реквизитов, можно грамотно оформить любой документ.

Документы МОУО делятся на организационно-распорядительные, информационно-справочные и информационно-аналитические. Несмотря на такое разнообразие, они имеют некоторые общие правила оформления, которых следует придерживаться при подготовке документов МОУО.

1. Документы, создаваемые в учреждении, оформляются на бланке учреждения (общий бланк организации, бланк письма, бланк приказа и др. ). Реквизиты бланка могут иметь угловое или продольное расположение. При подготовке проектов документов на компьютере удобно иметь файлы с этими бланками. С образцами бланков можно ознакомиться у делопроизводителя МОУО.

Совещательные органы, комиссии, оргкомитеты, консультативные органы и др. МОУО осуществляют переписку на бланках, соответствующих положениям об этих органах.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма). Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа со­держит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

В письмах-ответах на бланке должны быть указаны номер и дата документа, на который дается ответ.

2. Как правило, текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

3. Документы состоят из набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, и порядок их размещения определяются целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Многие документы имеет строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе может сделать его недействительным.

4. Примерный перечень реквизитов, используемых специалистом при оформлении документов МОУО:

• Наименование вида документа (указывается на бланке, за исключением писем).

• Заголовок. Заголовок составляется к документу объемом более одной страницы. Заголовок должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ?». Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5.

• Адрес. Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделению или конкретному должностному лицу. Наименования учреждения и его структурного подразделения излагаются в именительном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Почтовый адрес указывается полностью. При адресации документа руководителю учреждения или его заместителю наименование учреждения должно входить в состав наименования должности адресата, инициалы указываются перед фамилией и все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже. В ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы имени, отчества адресата.

• Дата. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дата на документе проставляется цифровым или буквенно-цифровым способом арабскими цифрами. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

• Грифы утверждения и согласования. Гриф утверждения используется, если документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым распорядительным документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж­дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

• Текст документа. Текст является основной частью документа. Он может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных докумен­тах). Информация, изложенная в тексте, должна быть досто­верной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убеди­тельной и корректной форме.

• Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего не допускается. В этом случае указывается должность подписывающего. Отправляемые (исходящие) письма печатаются, как правило, в двух экземплярах, и оба экземпляра подписываются.

• Печать. Печать ставится в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

• Приложение. Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. Если приложения не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо пересчитать после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров. . В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса.

• Исполнитель. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

• Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав­ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

• Виза. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости – наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложениях к документу, на копиях отправляемого документа.

Другие статьи по теме в настоящем блоге:

Подготовка документов МОУО – создание текстов

Управление образованием – работа специалиста с документами

Нормативная база управления образованием – муниципальный уровень

• Назад
• Вперед